Programa de Compliance

 

1. Estrutura Organizacional de Compliance

1.1 Departamento/Ouvidoria de Compliance:

 

Responsável de Compliance: Designar um profissional ou equipe responsável por supervisionar a conformidade, atuando como ponto de referência para questões éticas e regulatórias.

 

Ouvidoria: Estabelecer um canal de comunicação confidencial para receber denúncias, sugestões e feedbacks dos colaboradores e usuários, garantindo o tratamento adequado e a resolução de questões reportadas.

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2. Ações Sistemáticas e Monitoramento Contínuo

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2.1 Monitoramento e Auditorias: Auditorias Internas: Realizar auditorias periódicas para avaliar a aderência às políticas e procedimentos internos, bem como identificar oportunidades de melhoria.

 

Relatórios de Conformidade: Desenvolver relatórios regulares que documentem o status de conformidade e as ações corretivas tomadas.

 

2.2 Treinamento e Capacitação:

 

Programas de Treinamento: Implementar treinamentos regulares para todos os colaboradores sobre ética, segurança da informação e práticas de compliance.

 

Sensibilização Contínua: Promover campanhas de sensibilização sobre a importância da conformidade e da segurança da informação. 

 

3. Segurança Jurídica e Monitoramento

 

3.1 Setor de Revisão e Aperfeiçoamento:

 

Revisão de Atos e Documentos: Criar um setor responsável por revisar todos os atos notariais e documentos, assegurando a conformidade com as normas legais e regulatórias.

 

Código de Ética: Desenvolver e atualizar um código de ética que defina claramente as expectativas de conduta para todos os colaboradores, promovendo um ambiente de integridade e responsabilidade.

 

3.2 Registros Atualizados:

 

Manutenção de Registros: Garantir que todos os registros e documentos estejam atualizados e acessíveis para auditorias e revisões, promovendo a transparência e a responsabilidade.

 

4. Política de Compliance

 

4.1 Desenvolvimento e Implementação:

 

Objetivo da Política: Formalizar uma política de compliance que alinhe as práticas do cartório com as exigências legais e regulatórias, promovendo a transparência e a responsabilidade.

 

Diretrizes Principais: Confidencialidade: Proteger todas as informações e dados pessoais com rigorosa confidencialidade.

 

Integridade e Disponibilidade: Assegurar a precisão e a acessibilidade dos dados apenas para pessoas autorizadas. Autenticidade e Legalidade: Verificar que todos os atos e registros são autênticos e cumprem as exigências legais.

 

4.2 Comunicação e Atualização:

 

Divulgação Interna: Garantir que a política de compliance seja amplamente divulgada entre todos os colaboradores e partes interessadas.

 

4 Revisão Regular: Atualizar a política de compliance regularmente para refletir mudanças nas leis, regulamentos e práticas do setor.

 

5. Diretrizes de Política de Privacidade

 

5.1 Proteção de Dados:

 

Segurança da Informação: Implementar práticas de segurança que protejam a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados.

 

Conformidade com Normas: Alinhar as práticas de segurança da informação às normas internacionalmente aceitas e aos requisitos legais.

 

6. Abrangência de Aplicação

 

6.1 Aplicabilidade: Escopo: Esta política é aplicável a todos os empregados, estagiários, prestadores de serviços, terceirizados, conveniados, credenciados, fornecedores, clientes, menores aprendizes, ou quaisquer outros indivíduos ou entidades que tenham acesso e/ou utilizem, direta ou indiretamente, as informações e os ativos do Cartório Piraquara. Conclusão Este programa de compliance visa criar um ambiente de trabalho ético e seguro no Tabelionato de Notas de Piraquara, garantindo que todos os colaboradores e processos estejam alinhados com as melhores práticas de governança e proteção de dados. A implementação deste programa fortalece a confiança dos usuários e colaboradores na integridade dos serviços prestados pelo cartório.